ideasoft e-fatura ve e-arşiv entegrasyonu nasıl kurulur?
ideasoft mağazanızda e-fatura ve e-arşiv fatura entegrasyonunu adım adım kurmak, GİB kaydınızı doğru eşleştirmek ve sipariş sürecini otomatikleştirmek için rehber.
Türkiye'de belirli ciro eşiğini aşan işletmeler için e-fatura, aşmayan işletmeler için ise e-arşiv fatura kullanımı yasal bir zorunluluktur. E-ticaret mağazanızda her siparişte manuel fatura kesmek hem zaman kaybettirir hem de hata riskini artırır. ideasoft, e-fatura ve e-arşiv entegratörleriyle çalışarak bu süreci büyük ölçüde otomatikleştirir. Bu yazıda entegrasyonun nasıl kurulduğunu ve dikkat edilmesi gereken noktaları anlatıyoruz.
e-Fatura mı, e-Arşiv mi kullanmalısınız?
e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) kayıtlı mükellefler arasında kesilen elektronik faturadır ve belirli ciro sınırını aşan firmalar için zorunludur. e-Arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayan bireysel müşterilere kesilen elektronik fatura türüdür; günümüzde kağıt fatura neredeyse tamamen yerini e-arşive bırakmıştır. Çoğu e-ticaret mağazası hem e-fatura mükellefi müşterilere hem bireysel müşterilere satış yaptığı için her iki türü de destekleyen bir entegratör seçmek gerekir.
Entegratör seçimi
ideasoft, piyasadaki başlıca e-fatura entegratörleriyle (örneğin Foriba, Uyumsoft, Nesbilgi gibi) API bağlantısı kurabilir. Entegratör seçerken mevcut muhasebe yazılımınızla uyumluluğu, işlem başına maliyeti ve destek kalitesini karşılaştırmanız önemlidir; zaten kullandığınız bir muhasebe programı varsa aynı sağlayıcının e-fatura modülünü tercih etmek veri aktarımını kolaylaştırır.
Kurulum adımları
| Adım | Açıklama |
|---|---|
| 1. GİB kaydı | e-Fatura/e-Arşiv mükellefi olarak GİB portalından veya entegratör üzerinden kayıt |
| 2. Entegratör hesabı | Seçilen entegratör firmayla sözleşme ve API anahtarı temini |
| 3. ideasoft panel bağlantısı | API bilgilerinin ideasoft ayarlarına girilmesi |
| 4. Fatura şablonu | Firma logosu, unvan ve vergi bilgilerinin şablona işlenmesi |
| 5. Test siparişi | Gerçek bir siparişle fatura kesim akışının doğrulanması |
Otomatik fatura kesme kuralları
ideasoft'ta siparişin hangi aşamasında faturanın otomatik kesileceğini (sipariş onaylandığında mı, kargoya verildiğinde mi) belirleyebilirsiniz. Genel eğilim, ödeme onaylandıktan hemen sonra faturayı kesmektir; bu sayede müşteri fatura talep ettiğinde beklemeden erişebilir. İade veya iptal durumunda ise iade faturası (alacak dekontu) sürecinin de tanımlanmış olması gerekir, aksi halde muhasebe kayıtlarında tutarsızlık oluşur.
Mükellef eşleştirme hatası
Sık karşılaşılan bir sorun, sistemin müşterinin e-fatura mükellefi olup olmadığını yanlış tespit etmesidir; bu durumda e-fatura mükellefine e-arşiv, ya da tam tersi kesilebilir. Entegratörler genellikle GİB'in mükellef sorgulama servisini kullanarak bu kontrolü otomatik yapar, ancak kurulum sonrası birkaç farklı müşteri tipiyle test sipariş vermek hatayı erken yakalamanızı sağlar.
Kurumsal müşteriler için özel alanlar
- Vergi dairesi ve vergi numarası alanlarının sipariş formunda zorunlu tutulması
- Firma unvanının fatura başlığında doğru göründüğünün kontrol edilmesi
- Toplu B2B siparişlerde fatura kesim sırasının (sipariş bazlı mı, dönemsel mi) netleştirilmesi
- KDV oranlarının ürün kategorisine göre doğru uygulanıp uygulanmadığının denetlenmesi
Mesafeli satış sözleşmesiyle ilişkisi
e-Fatura/e-arşiv süreci, sipariş onayı sırasında müşteriye sunulan mesafeli satış sözleşmesi ve ön bilgilendirme formuyla da bağlantılıdır; her iki belge de siparişin yasal kaydını oluşturur. Bu konuyu ayrıntılı olarak ideasoft SEO ve yasal sayfalar yazımızda ele alıyoruz. ideasoft'un e-fatura altyapısı hakkında resmi bilgiye ideasoft.com.tr üzerinden ulaşabilirsiniz.
ideasoft.agency nasıl yardımcı olur?
e-Fatura entegrasyonu, doğru kurulmadığında hem yasal risk hem de muhasebe karmaşası yaratır. ideasoft.agency olarak kurulum paketlerimizde entegratör seçiminden panel yapılandırmasına, test siparişinden fatura şablonuna kadar tüm süreci sizinle birlikte yürütüyoruz. Kurulum kapsamımızı ideasoft kurulum sayfasında inceleyebilir, mevcut fatura sürecinizi gözden geçirtmek için ücretsiz keşif görüşmesi talep edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
e-Fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark nedir?
e-Fatura, GİB'e kayıtlı mükellefler arasında kesilir; e-arşiv fatura ise mükellef olmayan bireysel müşterilere kesilen elektronik faturadır. Çoğu mağaza her iki türü de destekleyen bir entegratör kullanır.
ideasoft hangi e-fatura entegratörleriyle çalışıyor?
ideasoft, piyasadaki başlıca e-fatura entegratörleriyle API bağlantısı kurabilir. Hangi entegratörün sizin için uygun olduğunu mevcut muhasebe sisteminize göre değerlendirmek gerekir.
Fatura hangi aşamada otomatik kesilmeli?
Genel uygulama, ödeme onaylandıktan hemen sonra faturayı kesmektir. Bu sayede müşteri fatura talep ettiğinde beklemeden erişebilir.
İade durumunda fatura süreci nasıl işler?
İade veya iptal durumunda iade faturası (alacak dekontu) sürecinin ayrıca tanımlanmış olması gerekir. Bu tanımlanmazsa muhasebe kayıtlarında tutarsızlık oluşabilir.
Mükellef eşleştirme hatası nasıl önlenir?
Entegratörler GİB'in mükellef sorgulama servisini kullanarak otomatik kontrol yapar, ancak kurulum sonrası farklı müşteri tipleriyle test sipariş vermek hatayı erken yakalamanızı sağlar.